La Commissione di sorveglianza sull’archivio
Tutti gli uffici statali il cui territorio di competenza non è inferiore alla provincia, ha l'obbligo di istituire una commissione di sorveglianza sul proprio archivio.
La relativa è prevista dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 45 del 24 febbraio 2004); mentre la composizione e il funzionamento sono disciplinati dal regolamento approvato con DPR 8 gennaio 2001, n.37, pubblicato in G.U. n. 55 del 7 marzo 2001.
Relativamente agli uffici giudiziari, pertanto, le Commissioni di sorveglianza sugli archivi devono essere istituite presso la Corte di Appello, i Tribunali ordinari, il Tribunale per i minorenni, il Tribunale di Sorveglianza e gli Uffici di Sorveglianza, sono nominate con decreto del Presidente della Corte di Appello.
Si tratta un organo collegiale misto, composto da:
Tra i componenti viene individuato il segretario.
La Commissione dura in carica 3 anni, se non rinnovata entro il termine di scadenza può essere prorogata per non più di 45 giorni, decorrenti dal giorno della scadenza del termine medesimo. Qualora non venga rinnovata entro il periodo di proroga, la relativa competenza è trasferita, entro il termine di 90 giorni dalla data di scadenza, al Ministero della Giustizia (DPR 37/2001, art. 4).
La commissione si riunisce periodicamente, per valutare quali atti siano destinati alla conservazione perenne e quali possano essere eliminati; essa collabora anche alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti e predispone gli elenchi del materiale da scartare, che.
La Commissione ha il compito di [Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41]:
Gli scarti sono autorizzati dal Ministero per i beni e le attività culturali, Direzione generale per gli Archivi, Servizio II, Via Gaeta 8-10, 00185 Roma.
Fino al 2001 il materiale scartato doveva essere ceduto alla Croce Rossa (RDL 10 agosto 1928, n. 2034). Attualmente ciascuna amministrazione può decidere liberamente a chi consegnare il materiale ma deve accertarsi che la documentazione sia effettivamente distrutta nei modi previsti dal nulla osta della DGA (bruciata o macerata o ceduta in libero uso) - il verbale di avvenuta distruzione deve essere inviato alla DGA - eventuali introiti derivati dalla cessione di documenti selezionati devono essere versati alla Tesoreria dello Stato
La Commissione di Sorveglianza sull’archivio della Corte d'Appello di Venezia, è così composta:
Normativa di riferimento